توصیه‌هایی برای مدیریت بهتر زمان

پنجشنبه, مرداد 7, 1395 - 03:55 توسط تحریریه بادبادک

شما همیشه در عجله هستید، و هرگز به اندازه کافی کار انجام نمی‌دهید و وقت کم می‌آورید؟ اگر کمبود زمان امروزه یکی از اساسی‌ترین عوامل اضطراب باشد، اصولی هم وجود دارد که می‌تواند به شما در این زمینه کمک کند. در این‌جا ما به شما توصیه‌هایی کاربردی برای مدیریت زمان ارائه می‌کنیم.

- کارها را سازمان‌دهی کنید
"همان طور که ما در یک جامعه بر اساس توانایی‌هایمان پیشرفت می‌کنیم همیشه این تصور را داریم که به حد توانمان کار انجام نداده‌ایم و همیشه گمان می‌بریم که وقت کم می‌آوریم. اما درستش این است که ما وقت کم نداریم بلکه بلد نیست وقتمان را مدیریت کنیم. 
کارهایتان را سازماندهی کنید. برای کارها هدف مشخص کنید و بر اساس آن برنامه ریزی کنید. در محل کارتان سعی به مرتب کردن و دسته بندی پرونده‌ها و پرژوه‌ها کنید، این کار از پراکندگی ذهنی و فیزیکی پیشگیری می‌کند.
برای مرتب کردن پرونده‌ها می‌توانید از روش‌های مختلفی مثل ترتیب بر اساس: رنگ، پوشه‌ها، حروف الفبا و غیره استفاده کنید.
سیستمی را انتخاب کنید که برایتان راحت‌تر و خوشایند‌تر است. ممکن است این کار در ابتدا زمان زیادی از شما بگیرد اما در روزها و هفته‌های بعدی خواهید دید که چقدر در وقت صرفه جویی کرده‌اید.

- شهامت نه گفتن داشته باشید!
بعضی وقت‌ها در محل کار یکی از همکاران شما سعی می‌کند با بهانه‌های مختلف یکی از کارهایش را به شما پاس دهد! اگر ذره‌ای احتمال می‌دهید که برنامه ریزی شما برای انجام دیگر کارهایتان را به هم می‌ریزد بگویید نه!
اگر شهامت نه گفتن را ندارید از خودتان بپرسید: آیا با گفتن این نه موقعیتتان به خطر می‌افتد؟ شهامت وبرو شدن با دیگران را ندارید؟ از دیگران می‌ترسید؟ 
اما این را بدانید اگر نگویید "نه" خودتان را زیر سوال می‌برید و این اجازه را به دیگران می‌دهید که همیشه وظایفشان را گردن شما بیاندازند.

- از برنامه ریزی زمانی استفاده کنید
یک دفترچه یادداشت همراه زیاد سنگین نیست. همیشه یک دفترچه و یک قلم با خودتان داشته باشید. قرارهایتان را یادداشت کنید، تاریخ‌ها همیشه قابل به خاطر سپردن نیستند، پس تاریخ‌های مهم را در تقویم‌تان نشانه گذاری کنید. این سیستم به شما اجازه می‌دهد اولویت‌هایتان را بشناسید و در مشکلات غرق نشویدو کارها را همیشه در ثانیه آخر انجام ندهید.

- زمان‌های هدر رفته را بشناسید
زمان‌های هدر رفته یا دزدیده شده چه وقت‌هایی هستند؟ همکارانی که مدام برای درد دل به اتاق شما می‌آیند، پیامک‌ها و پیغام‌هایی که از وسیله‌های ارتباطی مختلف به شما می‌رسند، مدام به آبدارخانه رفتن برای ریختن چای، این‌ها همه و همه در حال دزدیدن وقت شما هستند.
برای همه این کارها زمانی مناسب را اختصاص دهید، ایمیل‌هایتان را به جز موارد ضروری در خانه چک کنید، موقع ناهار با همکارتان حرف بزنید، گوشی تلفن همراهتان را در محل کار بی صدا کنید و از آبدارچی بخواهید در زمان‌های مشخصی برایتان چای بیاورد.

- برنامه ریزی‌هایتان را به شکل کوتاه مدت و بلندمدت انجام دهید
با این کار از بروز اتفاقات پیش بینی نشده جلوگیری می‌کنید. پرونده‌هایی که از اهمیت کم‌تری برخوردارند را کنار بگذارید و آن‌هایی که اهمیت زیادی دارند دراولویت بگذارید.
کارهای ضروری را که زمان زیادی برای انجام آن‌ها ندارید را مورد توجه بیشتر قرار دهید و اجازه ندهید کاری در ذهن شما ناتمام باقی بماند.
شاید بهتر باشد از ضرب المثل معروف « کار امروز به فردا نیافکن» در این‌جا استفاده کنیم. کار هر روز را همان روز تمام کنید.

- به اشتباهاتتان اهمیت بدهید
شاید کاری به نظرتان از درجه اهمیت زیادی برخوردار باشد اما شاید اگر نگاهی به تقویم کاریتان بیاندازید ممکن است بتوانید این کار را به هفته دیگر موکول کنید و کارهایی با درجه اهمیت کمتر که در آینده نزدیک قرار است انجام شوند را در اولویت انجام قرار دهید. برای این کار لیستی از کارها و مشغولیت‌هایتان تهیه کنید و تاریخ تحویلشان را کنارشان بنویسید.

- واگذاری کارها را بیاموزید
شما به تنهایی قادر نیستید همه کارها را انجام دهید. این همان دلیلی است که گروه‌ها و تیم‌ها شکل می گیرند. فکر نکنید اگر رفتن به جلسه‌ای که همکارتان از پس آن برمی‌آید را به او واگذار کنید. این کار شما را در چشم دیگران کوچک نخواهد کرد و چیزی از اعتماد به نفستان کم نمی‌کند.

- احساساتتان را در زمان کار مدیریت کنید
با نگرانی‌ها و مشکلات زندگی شخصیتان به محل کار نروید. روانشتاسان می‌گویند« در نوشتن تردید نکنید، نوشتن یکی از راه‌حل‌های غلبه بر مشکلات روزانه است».
پیش از شروع به کار کاغذ و قلم بردارید و همه خشم‌ها، نگرانی و شادی‌هایتان را روی کاغذ بیاورید، راه‌حل‌های ممکن برای رفع مشکلات را لیست کنید و مسائل را در ذهنتان مدیریت کنید.سپس روز کاری را شروع کنید بدون آن‌که به مسائل عاطفی بیاندیشید.

- جمع بندی کنید
این کار بسیار ضروری است که هر از چند گاه کار را متوقف کنید و یک جمع‌بندی نسبت به آن‌چه که تا به آن زمان انجام داده‌اید داشته باشید.
با این کار می‌فهمید که کار به کجا رسیده است، آیا راه درست را در انجام آن رفته‌اید؟ و برای باقی مانده کار زمان بندی مناسب را انجام می‌دهید.
اگر در زمان جمع‌بندی استرس گرفتید مطمئنا یک جای مسیر را اشتباه رفته‌اید و باید مسیر دیگری برای انجام کار انتخاب کنید.

- از خودتان مراقبت کنید 
شما نمی‌توانید همه روز را مشغول به انجام کار باشید. این را هم بدایند که پژوهشگران می‌گویند که انسان تنها تا ۲۰ دقیقه توان انجام کار مدوام را دارد.
روزی ۲۰ دقیقه پیاده روی کنید، به فکر سلامتی خود باشید، خواب و خوراکتان را جدی بگیرید.
جلوی کامپیوتر غذا نخورید و هنگام خواب کامپیوتر و موبایل با خودتان به رختخواب نبرید.
تا زمانی که شما روح و جسم سالمی نداشته باشید هیچ کدام از موارد بالا نتیجه‌ای نخواهد داشت.

 

 

 

افزودن دیدگاه جدید

دیدگاه خود را بیان کنید